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理想的会议效果，是所有会议组织者追求的目标。会议组织机构都要为会议的举办提供必要的条件，如资金、人员等；并设立一定的目标，如参会的目标群体人数、盈利数额、某种宣传效果等。会议组织者追求的目标，就是在一定的条件下或一定的预算范围内，设法使会议的效果*佳化。我们说，组织一个会议，在选择酒店时不是简单的花钱花到位这么回事。要选择适合的会议场所，必须依据当地可提供的会议资源状况及该会议的程序、预计的与会人数、与会人员的背景情况，以及*重要的会议目的、目标和与会者的偏好等因素综合考虑，有差异地选择*优方案。 会议室的面积和数量 会议分不同的类型，单就这一点就要按需求来差异化地选择酒店。在组织一个会议时，先确定会议类型、人数，然后考虑会议室的类型和面积。比如，有的对话峰会在不同的分场地同时进行，既要考虑峰会适合什么样的会议室，又要考虑会议室的数量。会议室的面积也十分重要，须注意的是会议酒店往往看客下菜，不按实际容纳人数报，大会议他们往往超报，导致会议期间会议室拥挤不堪。 会议室的配置 根据会议的类型、与会人员的使用语言以及具体要求，在选酒店时要考虑其设备情况以减轻会议组织者自身的工作量。要选择备有相应设备的会场，含音响、投影仪、同声翻译系统、视频会议系统等，部分特殊的设备可以根据会议要求提前租赁。拿投影仪来说，现代的会议室在使用过程中大都免费提供一般投影仪，而一般的国际或商务会议中，会议室内提供的设备远远不能满足会议在数量与质量上的要求，这时就需要单独租赁，很多时候还要配合等离子、液晶或LED显示屏等混合使用。值得注意的是，在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求(通常可向专业的会议服务公司咨询，以便获得*适宜的性价比)，否则可能影响会议的进行。 酒店住宿 对于会议而言，住宿费可能是主要的开支之一，于是也就有了对客房的要求，简单点说就是满足与会嘉宾的用房量及其对住房舒适程度的需求。找专业的会议服务商通常能获得较好的折扣。正常的住房费除与酒店星级标准、房型等因素有关外，还与客房内开放的服务项目有关——譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关。会议组织者应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围，再决定如何差异化地选择。 餐饮 餐饮也是需考虑的一个重要部分。会议的餐饮主要有早餐、午餐、酒水及服务费、会场茶歇、联谊酒会等形式，要根据不同形式的组合来实施预算，经比较筛选后选择酒店。一般会议的正餐是午餐，可以采取人数预算(自助餐形式)，或按桌预算(围桌式形式)。如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供，餐馆可能会收取一定数量的服务费用。 酒店与交通中心的距离 会议的与会者来自全国各地，选择酒店也要将一些重大交通中心(机场、火车站)与酒店之间的距离、两地之间的畅通程度等纳入参考范围。此外，须了解酒店所在地的相关功能设施是否完备，如商场等。如果与会者大都可以驱车前往会议场所，位于市郊的酒店往往是大受欢迎的。 酒店的服务 酒店本身的服务范围和服务质量也是会议组织者参考的重点，一个成熟的会议酒店往往也能很快获知客户的需求并迅速做出安排。安排车辆接送机，为参会嘉宾安排停车位等都是会务中涉及的常务工作。 进行会议酒店的选择，前提是确定会议细节，然后制作有一张可供比较的酒店清单。确定好具体酒店以后，如条件允许，*好亲临现场进行考察，做出*终的选择和认定。 |
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