集体运输和单独运输集体展出通常由组织者统一运输。统一运输有许多好处，一是可以节省参展者的时间和费用，二是可以避免混乱，三是可以更有保证地将展品按时运到展地。并可以使用集装箱方式运输，安全、快捷。
使用集体运输的方式，参展者需要按组织者的要求提前准备展品、道具和资料，在规定的时间内将展品、道具和资料运到指定的集中地点，并按要求办理有关单证，主要是展品清册。然后由组织者安排理货、装箱、发运、接货、办理有关手续、将展品运到展场。此时，参展者空箱、布置。组织者负责安排空箱存放。展览会结束后，参展者负责再包装、装箱，并交组织者。组织者再安排办理有关手续、回运或调运、接货、办理有关手续和分运。
集体运输要求组织者协调安排好各方面的工作，包括将有关运输安排、要求、规定用书面形式通知参展者。这一项工作可以在确认参展者时做，也可以在召开筹备会议时做。有关安排、要求和规定内容包括：运输日程，要特别注意航班之间的间隔；运输费用标准，运输工作由组织者统一安排，但是费用一般由各参展者负担，如果有补贴，包括全部补贴，也要通知参展者；运输报关所需的单证文件，运输需要办理一些手续和单证，其中一些需要由参展者办理或提供基本情况，国际运输的单证尤其复杂，要详细说明，保险要求；包装要求，包装材料和包装规格要求，内包装要能反复使用，外包装要能经受住长途运输；运输标志，包括展馆号、展台号、展品集中地点和日期、发运日期、展览会刊、海关对展品、道具等物品的规定。
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ATA单证册让临时出国货物通关无忧字号
目前,中国贸促会在全国各地已授权43家签证机构出具ATA单证册，形成了覆盖全国
的ATA签证服务网络，并通过完善服务管理等措施为ATA单证册制度的实施创造了良好的
运行环境，为申请人暂准进出口活动提供便利，中国海关的电子口岸执法系统上也有专
门开发了ATA单证册业务的子系统，向全国17万家出口企业全面开放。
ATA单证册被国际社会称为暂时进出口货物的护照，它简化了通关手续，节约了通关
费用和时间，降低了持证人临时进出口货物风险，并且可以在一年之内重复使用。手持
一本ATA单证册携带物品出国参展、推销或参加比赛等活动时，不用每到一个国家办一次
繁杂的手续,如同进入了一条量身定做的“绿色通道”,大大提高进出口效率,省时省钱省
力。
一个企业如果要到国外参展，按照海关规定，参展样品属于暂准进口货物，必须在
规定时间内原状复出口。如果不使用ATA单证册的话，为满足海关的监管要求，海关对暂
准进口货物要求货物所有人提供押金担保，押金数额由进口国海关确定。待展会结束后
，货物需从原进口的海关口岸出境，海关办妥手续后再把押金退还企业，企业实际收到
押金通常要等一段时间。每进入一个国家，企业就要缴纳一定的押金；如果同时去多个
国家参展，不仅要重复繁杂的手续，而且要缴纳大笔押金，所需外汇量很大。另一方面
，为了办理退押手续，企业必须从原进口口岸将货物复出口，不能在距离展览地最近的
口岸将货物运出，企业的运输成本大大增加，从而增加了展览成本。
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